En el marco del Tech Day Panamá, se realizó la conferencia “Optimiza digitalmente tu organización para el futuro”, a cargo de Gabriela La Torre, directora de Desarrollo de Negocios CVT Center; e Igor Medina, director CVT Center, ambos de la firma Adobe.
La Torre reveló que, actualmente, el 80% de los procesos documentales dependen del papel, con un 30% dedicado a tareas administrativas. Esto involucra pasos manuales, muchas personas para obtener un documento firmado y experiencias complicadas en lo administrativo, con falta auditoria y evidencia de los documentos, además de tiempos muy largos sin control de seguimiento.
La ejecutiva detalló como la solución de Adobe Acrobat Cloud contribuye a solucionar estos inconvenientes, desde sus dos verticales: Acrobat Sign y Acrobat Pro.
“El 30% del tiempo de los trabajadores se podría liberar automatizando el envío de documentos, las firmas, aprobaciones, el seguimiento y el archivado”, destacó La Torre. “Además, un tercio de las compañías afirman tener problemas con firmas, iniciales o fechas que faltan, o por la firma de una persona equivocada”.
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Según Adobe, eliminar papel trae un ahorro de 1.5 horas de trabajo en la elaboración de documentos, que puede traducirse en hasta 6 dólares de ahorro por cada firma de documentos. “A veces no contabilizamos el tiempo y la inversión cuando hay muchas personas de por medio al hacer una firma”, declaró La Torre.
La ejecutiva explicó también las diferencias entre las legislaciones de firma electrónica: la de Estados Unidos y la correspondiente a la Unión Europea, además de los detalles de la regulación en Panamá, y cómo la solución de la empresa las comprende.
Por su parte, Medina detalló los pasos dentro de una empresa para pasar de un proceso manual a una transformación digital en la operación documental. “El procesamiento de un acuerdo comercial convencional suele tomar en una compañía unos 24 pasos totales, de los cuales 12 son manuales. Con Acrobat Sign, se puede reducir a solo siete pasos, cero manuales“, afirmó el representante, que también destacó que la solución se integra con cualquier ERP.
“Todo proceso necesita tener una revisión y con ella podemos ver cómo era nuestra visión antes y después”, concluyó Medina.
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