Automatización de procesos contables con el uso de tecnología reduce casi a la mitad el tiempo de procesos como por ejemplo, registro de facturas de ventas y gastos
Empresas hoy requieren enfocar su atención en análisis de rentabilidad, liquidez y estrategia, más que en procesos de registro de transacciones para fines tributarios
(ITNOW)-. Hoy, debido a la situación actual por la que atraviesa el país y el mundo en general, cada paso y decisión que tomen las empresas son vitales para su rentabilidad. Esto es especialmente importante en la gestión de sus finanzas y contabilidad, que se convierten en un aspecto fundamental.
Expertos en la materia explican que los cambios que debieron realizar los negocios por la reforma fiscal, el contexto económico adverso pre y post pandemia y la convergencia de la tecnología con la aparición de criptomonedas, blockchain, automatización e inteligencia artificial; suponen retos importantes en la forma en que se aplica la contabilidad.
“Es necesario la implementación de una contabilidad 4.0 que contempla, por ejemplo, la preparación de estados financieros en tiempo real como apoyo a la toma de decisiones inmediatas. Si cuento con estos datos dos o tres semanas después, no voy a tener margen de acción para las respuestas inmediatas que requiere la empresa, generando consecuencias negativas en muchos casos”, afirmó Alex Barboza, asesor financiero de la firma A&B Advisory.
Hoy, esto es posible gracias al uso de robots contables e inteligencia artificial para el procesamiento automatizado e inteligente de las transacciones de una empresa. Estas soluciones se apoyan en tecnología como inteligencia artificial y en principios de metodologías como Green-Black Belt – Lean Six Sigma, que permiten estandarizar y automatizar los procesos que antes eran de registro manual de transacciones, como son los ingresos, gastos, conciliaciones bancarias, pagos electrónicos, etc.
De esta manera, los recursos de la empresa se enfoquen en áreas de valor agregado, como realizar análisis y estrategias de rentabilidad, para obtener una ventaja competitiva en el mercado.
Barboza explica que gracias a esta tecnología, que es accesible para todas las empresas, los tiempos que se utilizan para ejecutar esas acciones pueden reducirse incluso hasta a la mitad. Por ejemplo, al emplearse procesos de registro manual se requiere para una empresa promedio entre cinco y seis días para elaborar un estado financiero, pero utilizando la automatización, generar esa información podría realizarse en un solo día.
“Esto no significa que el personal ya no sea necesario en el área contable, todo lo contrario, hoy se requiere un perfil de profesional en contabilidad más estratégico, pendiente de las necesidades financieras de las empresas y por supuesto, que esté adecuadamente capacitado en tecnología”, agrega el experto.
Inversión fallida en sistemas de información, pago de impuestos sin una adecuada planificación tributaria, contingencias fiscales que se traducen en traslados de cargos de la administración tributaria y crecimiento en los costos administrativos para realizar tareas que pueden automatizarse; son algunos de los errores que se cometen en el área contable y que pasan una cara factura en los negocios.
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¿Cuáles son las consecuencias de una mala gestión contable en las empresas?
Los expertos son enfáticos en asegurar que una inadecuada o desactualizada gestión contable acarrea consecuencias, que pueden estar afectando a las empresas actualmente.
No tener información financiera actualizada o correcta es garantía de pérdida de dinero ya que no hay conocimiento acerca de la rentabilidad, liquidez o endeudamiento de la empresa en tiempo real.
La empresa puede tener márgenes de utilidad inadecuados en sus productos, ineficiencias en el costo de materiales, mano de obra o costos indirectos, problemas de cobro en su cartera u obsolescencia en sus inventarios, si no se cuenta con herramientas contables eficientes.
Por otra parte, con una estrategia correcta en contabilidad se puede experimentar ahorro en costos, si en lugar de utilizar el recurso humano en el registro de facturas, se enfoca más bien en por ejemplo, negociar condiciones de precio, plazo con proveedores que mejoren la liquidez de la empresa, etc.
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