Hay tres elementos que los gerentes deben tener en cuenta: la estrategia, la gestión de portafolios de proyectos y operaciones y la gestión de riesgos de proyectos y de TI.
Por: La autora internacional Lic Liliana Buchtik, PMP, PMI-RMP, mayor referente en el tema en el mundo de habla hispana.
Cuando observamos las listas de tendencias 2021 de las distintas consultoras y medios que las publican, como Gartner, NTT, Deloitte, Forbes y otras, vemos tendencias que coinciden entre ellas y otras que no. Por ejemplo, el internet de las cosas, la inteligencia artificial (IA), la nube, la realidad virtual, la ciberseguridad, así como blockchain están presentes en varias de estas listas. Independientemente de quién haga la lista de tendencias, hay un consenso de que estas siguen siendo tendencia para el año próximo.
En el informe de Top Strategic Technology Trends for 2021 de Gartner se destacan las siguientes tendencias: el Internet del comportamiento, la nube, la estrategia de experiencia total (cliente, empleado y usuario), la computación que mejore la privacidad, las operaciones desde cualquier lugar (potenciado por el covid-19), la ciberseguridad, la IA, la hiperautomatización, el agilismo y adaptabilidad. Por otro lado, la NTT publicó sus tendencias en Top Digital Transformation Trends in 2021 incluyendo a la transformación digital, la nube, la automatización, la infraestructura como el generador de datos y la ciberseguridad. Mientras que Forbes publicó las Five Technology Trends to Watch For in 2021 considerando los esports (la industria de los juegos), la tecnología de wearables, blockchain y criptomonedas, la inteligencia artificial, y la salud digital (se disparó también a raíz del covid-19).
Pero quiero finalmente mencionar algunas tendencias que publicó Deloitte en su Tech Trends 2021 como el revivir el sistema core (apuntando a modernizar todas aquellas aplicaciones del core business que pueden quedar desactualizadas rápidamente a la luz de los cambios tecnológicos), el trabajo remoto, la IA, y el vínculo entre la estrategia corporativa y las TI, entre otras.
Sobre esta última quiero reflexionar. La estrategia conduce a la tecnología y la tecnología alimenta a la estrategia. En un mundo digital, la estrategia y las TI están cada vez más interconectadas. Las TI juegan un rol cada vez más importante en ayudar a las compañías a traducir su estrategia en iniciativas concretas, en facilitar su ejecución. Las TI son una ventaja competitiva para ganarle a la competencia y son vitales para sobrevivir y para la continuidad o transformación del negocio.
Pero la línea que divide a la estrategia corporativa a y la estrategia de TI se ve cada vez más borrosa. Cada día es más difícil delimitarlas y deben estar perfectamente sincronizadas. Mientras los ejecutivos marcan los lineamientos estratégicos, los gerentes de TI y CIOs deben informar de las opciones de implementación de dichas estratégicas en términos de TI en un trabajo colaborativo y estrecho.
Según Deloitte, el 40% de gerentes generales dijeron que sus gerentes de TI serán clave en su estrategia de negocios, más de lo que serán sus gerentes financieros, gerentes de operaciones y otros gerentes combinados.
Los estrategas deben mirar más allá de las capacidades tecnológicas que su empresa tiene hoy y deben mirar qué necesitan desarrollar para estar bien posicionados en el futuro. Lo que hizo exitosa a su compañía en los pasados 10, 20 o 50 años, no quiere decir que sea lo que los hará exitosos en los próximos 10 o 20 años. El mercado nos exige reinventarnos y aprovechar más y mejor las TI. Hay que mirar qué Tics nos dan la posibilidad de expandirnos, crecer, y cómo debemos jugar a la luz de la nueva normalidad y del futuro.
En este contexto hay tres elementos que recomiendo a los gerentes de TI enfocarse: 1) la estrategia. 2) la gestión de portafolios de proyectos y operaciones y 3) la gestión de riesgos de proyectos y de TI.
Sobre la estrategia hablé antes, pero la disciplina que ayuda a pasar de la estrategia a le ejecución adecuadamente es la “gestión de portafolios o carteras de proyectos y operaciones”. Es la disciplina que ayuda a poner foco. Que ayuda a no decirle que sí a todo cuando eso no es factible, sino decirle que sí solamente al set de iniciativas que sí están alineadas a la estrategia y que nos van a dar los mayores resultados y beneficios. Es la disciplina que ayuda a priorizar porque por más que tengamos muchas ideas, no siempre tenemos recursos humanos y materiales para ejecutar todo lo que nos gustaría. Esta disciplina también ayuda a suspender parcial o totalmente proyectos que ya no generan valor estratégico o que no es el momento de ejecutar (como, por ejemplo, por el covid-19 la cartera de proyectos se tuvo que modificar, suspendiendo proyectos, lanzando nuevos, aplazando otros. Es la disciplina que ayuda a distribuir mejor los recursos entre los proyectos y operaciones de la cartera.
Mientras que la gestión de proyectos tiene que ver con “ejecutar correctamente los proyectos”, la gestión de portafolios tiene que ver con “ejecutar los proyectos correctos” y esto tiene que ver con alinear los proyectos a la estrategia. Hoy, además, no solo se precisa hacer los proyectos correctos correctamente, sino también, hacerlos en el momento ideal, porque salir tarde al mercado con un proyecto puede significar perder una oportunidad o dinero.
Finalmente, la gestión de riesgos es importante más que nunca para los gerentes de TI, no solo es relevante la gestión de riesgos de TI, de sus procesos e infraestructura, o del desarrollo del software, sino también los riesgos de sus proyectos. Estamos en un contexto de altísima incertidumbre, con una importante disrupción, un entorno más volátil, y las iniciativas estratégicas como las Tics traen consigo oportunidades, pero también amenazas o riesgos que se deben considerar cuidadosamente.
En la industria tendemos a ser demasiado optimistas a la hora de planificar proyectos de TI y a veces pensamos que con los marcos y enfoques ágiles vamos a resolver todos los males, pero nos dimos cuenta de que no es así. Según recientes investigaciones de Earnst & Young, de cada dos proyectos informáticos, uno fracasa o termina con sobrecostos, demoras, sin lograr los objetivos o beneficios esperados, u otros problemas.
Se habla de transformación digital, pero muchas veces la tecnología obsoleta o los sistemas desarrollados en lenguajes o plataformas antiguas limitan las opciones estratégicas de las empresas, y para realizar esos cambios se necesitan proyectos, los cuales deben ser ejecutados más que nunca a tiempo y dentro de las restricciones de costo, y para ello se debe mejorar en la gestión de sus riesgos. Ya sea que se desarrollen estos proyectos con enfoques ágiles, híbridos o tradicionales, los riesgos se deben gestionar formalmente. La gestión de riesgos no es enemiga de la gestión ágil, se la debe empezar a ver como un complemento de esta.
Espero que este 2021 te encuentre trabajando estrechamente con los ejecutivos o gerente general de tu empresa para sincronizar más y mejor la estrategia corporativa y la de TI, profesionalizando tu gestión de cartera de proyectos y operaciones de TI y gestionando sus riesgos adecuadamente. Si deseas aprender cómo hacerlo, mis libros Secretos para Dominar la Gestión de Programas y Proyectos, y Secretos para Dominar la Gestión de Riesgos en Proyectos, pueden apoyarte. Los encuentras solo en http://www.buchtik.com
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